Konsep Dasar Sistem, Informasi, dan Sistem Teknologi Informasi Bagian 1

Dalam postingan ini akan dibahas tentang konsep dasar sistem, informasi, dan sistem teknologi informasi. Artikel ini membahas bagian ke 1 tentang konsep dasar, untuk pemahaman lebih lanjut akan dijelaskan berikut.

1. Pendahuluan

Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Sebagai suatu sistem, untuk dapat memahami sistem informasi, akan lebih baik jika konsep dari sistem itu dipahami terlebih dahulu. Demikian juga sebagai sistem penghasil informasi, maka konsep informasi perlu dipahami terlebih dahulu. artikel ini akan membahas pemahaman konsep dasar dari sistem dan informasi.

Artikel ini juga akan membahas komponen dari sistem informasi. Beberapa penulis memberikan komponen-komponen dari sistem informasi berbeda-beda dan tidak mempunyai dasar konsep yang jelas mengapa komponen-komponennya harus seperti itu. Komponen-komponen dari sistem informasi tidak boleh kurang, karena jika komponennya kurang, maka sistem informasi tersebut tidak akan mencapai tujuannya. Komponen-komponen dari sistem informasi juga tidak boleh berlebihan, karena akan tidak terpakai dan memboroskan. Oleh karena itu, komponen-komponen dari sistem informasi harus tepat jumlah dan macamnya. Artikel ini akan menjelaskan komponen-komponen yang dibutuhkan oleh sistem informasi untuk mencapai tujuan dari sistem informasi tersebut.

2. Konsep Dasar Sistem

Manusia hidup didunia yang penuh dengan sistem. Lihat disekeliling anda, maka apa yang anda lihat sebenarnya adalah kumpulan dari sistem-sistem. Misalnya adalah sistem penerimaan mahasiswa baru, sistem perkuliahan, sistem perguruan tinggi, sistem perekonomian, sistem bisnis, sistem peredaran bumi, sistem transportasi dan lain sebagainya. Lihat juga diri kita sendiri, maka apa yang kita miliki juga merupakan kumpulan dari sistem-sistem, misalnya sistem pencernaan makanan, sistem pernapasan, sistem peredaran darah dan lain sebagainya. Demikian juga dengan sistem informasi yang juga merupakan suatu sistem. Oleh karena itu, pemahaman suatu sistem terlebih dahulu akan sangat membantu di dalam pemahaman sistem informasi.

Sistem (system) dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang di definisikan dengan pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku besar.

Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan ini misalnya adalah sistem komputer yang di definisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak.
Kedua pendekatan ini adalah benar. Tidak ada pendekatan yang salah, beberapa ahli memilih salahsatu dari pendekatan ini untuk memudahkan menggambarkan sebuah sistem. Untuk sistem yang lebih menekankan pada prosesnya, pendekatan prosedur akan lebih mengena untuk menggambarkan sistem tersebut. Untuk sistem yang fisiknya lebih terlihat, pendekatan komponen akan lebih jelas digunakan untuk menggambarkan sistemnya.

Sebagai ilustrasi misalnya adalah sebuah mobil. Untuk menggambarkan dan menjelaskan mobil kepada orang yang belum pernah melihat dan mengenalnya, pendekatan komponen mungkin akan lebih mengena. Jika dijelaskan dengan pendekatan prosedur, maka suatu mobil sebagai suatu sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur seperti misalnya membuka pintunya, angkat kaki kiri masuk ke dalam mobil, kemudian angkat kaki kanan untuk masuk ke dalam mobil sehingga dapat duduk dibelakang kemudi, menghidupkan mesin, memasukkan gigi persneling dan menjalankan. Jika dijelaskan dengan pendekatan komponen, maka suatu mobil dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen-komponen kerangka mobil, bodi mobil, tempat duduk, dashboard, mesin, kemudi dan empat rodanya yang bekerja bersama-sama membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuannya, yaitu membawa penumpang dari satu tempat ke tempat yang lain dengan aman dan nyaman.

Dari kedua definisi diatas, maka orang yang belum pernah melihat mobil akan lebih mudah membayangkan seperti apa mobil itu melalui pendekatan komponen dibandikan melalui pendekatan prosedur. Sebagai pembuktiannya, untuk mengetes apakah orang tersebut sudah dapat membayangkan seperti apa mobil itu, orang tersebut dapat diminta untuk membuatkan miniatur mobil seperti apa yang sudah dipahaminya. Jika dia memahami komponen-komponennya, maka orang tersebut akan lebih mudah membuat miniatur mobil dengan membuat masing-masing komponennya dan merangkainya bersama-sama untuk membentuk suatu mobil. Jika yang dipahaminya adalah prosedurnya, maka akan sangat sulit bagi orang tersebut untuk membuat miniatur mobil tersebut, karena tidak mudah untuk merancang "angkat kaki kiri masuk ke dalam mobil, kemudian angkat kaki kanan untuk masuk ke dalam mobil sehingga dapat duduk di belakang kemudi" menjadi suatu miniatur mobil.

Dari ilustrasi diatas, maka suatu sistem seperti sistem informasi akan lebih mudah dipahami dan dirancang jika didekati dengan pendekatan komponen. Pendekatan komponen merupakan pendekatan yang relatip baik digunakan untuk menjelaskan suatu sistem informasi. Akan tetapi penggunaan pendekatan komponen ini mempunyai kelemahan. Kelemahan utama penggunaan pendekatan ini adalah jika komponen-komponen dari sistem tidak dapat diidentifikasi dengan jelas. Satu komponen saja tidak teridentifikasi, maka akan gagal untuk menggambarkan sistem itu dengan baik dan sistem tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya.

3. Tujuan Sistem Informasi

Tujuan dari Sistem Informasi Adalah menghasilkan informasi. Informasi (information) adalah data yang di olah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Misalnya seorang asing dari luar negeri membutuhkan informasi tentang temperatur dari suatu ruangan dan menanyakannya kepada anda. Dari termostat yang ada menunjukkan bahwa temperatur ruangannya adalah sebesar 200C. Anda mengatakan kepadanya bahwa temperaturnya adalah 20 Derajad Celcius. Akan tetapi dia mengatakan itu bukan sebagai informasi untuknya, karena dia tidak tahu berapa 200C tersebut. Nilai 200C ini masih merupakan data bagi dia dan perlu diolah terlebih dahulu untuk menjadi informasi. Dengan menggunakan model matematis, yaitu F = 1,8 x C + 32, maka besarnya temperatur ruangan tersebut dalah Fahrenheit adalah sebesar 1,8 x 20 + 32 = 680F. Nilai ini sekarang sudah merupakan informasi bagi dia, karena nilai ini merupakan nilai yang dipahaminya dan berguna untuknya.

Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Misalnya kemudian, teman anda menanyakan kembali temperatur ruangan tersebut. Anda menjawab bahwa temperaturnya adalah 680F. Dia mengatakan bahwa itu bukan informasi bagi dia, karena dia tidak mengerti satuan Fahrenheit. Anda mendesak bahwa itu sudah merupakan suatu informasi, karena anda berargumentasi bahwa nilai itu merupakan data, yaitu 200C, yang telah diolah sebelumnya dengan menggunakan model matematis F = 1,8 x C + 32. Walaupun nilai 680F merupakan hasil dari pengolahan data, tetapi tidak berguna bagi teman anda yang hanya faham dengan satuan Celcius. Nilai dalam fahrenheit tersebut harus diolah kembali menjadi nilai Celcius. Oleh karena itu, data yang diolah saja belum tentu cukup menjadi suatu informasi. Untuk menjadi suatu informasi, maka data yang diolah tersebut harus berguna bagi pemakainya.

Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagi berikut : taat kepada orangnya atau relevan(relevance), tepat waktu(timeliness) dan tepat nilainya atau akurat(accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).

Gambar 1

Sebagai contoh, misalnya anda adalah seorang manajer keuangan suatu perusahaan. Anda meminta informasi keuangan kepada bagian sistem informasi dan bukannya anda mendapatkan informasi tentang keuangan, tetapi yang anda peroleh adalah laporan tentang karyawan-karyawan yang terlambat datangnya. Anda mengatakan bahwa laporan yang anda terima ini bukan informasi(information) tetapi sampah(garbage). Laporan ini bukan informasi bagi anda, karena tidak berguna bagi anda. Laporan ini tidak berguna karena tidak relevan (relevance) bagi anda. Laporan semacam ini mungkin merupakan informasi yang relevan untuk manajer bawah di bagian sumber daya manusia, tetapi tidak relevan untuk manajer keuangan seperti anda.

Anda kemudian mengembalikan laporan ini dan berpesan bahwa ini tidak sesuai untuk anda, yang anda butuhkan adalah informasi keuangan tentang arus kas. Seminggu kemudian, bagian sistem informasi menyerahkan laporan yang anda minta ini. Setelah anda lihat, laporan ini memang yang anda butuhkan, yaitu laporan arus kas perusahaan. Akan tetapi anda mengatakan lagi bahwa ini masih sampah, karena masih belum berguna bagi anda. Laporan ini anda anggap terlambat dan tidak tepat waktunya(timeliness), karena anda membutuhkannya minggu kemarin tetapi diterima sekarang. Laporan ini anda butuhkan untuk melihat jumlah dana yang masih menganggur di perusahaan dan akan dimasukkan ke investasi saham. Keterlambatan seminggu dari laporan ini sangat fatal, karena harga-harga saham dan kondisi perekonomian selama seminggu sudah sangat besar perubahannya.

Anda kemudian mengembalikan lagi laporan ini dan berpesan kembali bahwa besok jika anda membutuhkan laporan harus segera diberikan tepat waktunya. Bagian sistem informasi kemudian merespon ini dengan sangat cepatnya. Pada waktu anda membutuhkan laporan, bagian sistem informasi langsung menyediakannya bagi anda. Akan tetapi lagi-lagi anda mengatakan bahwa laporan ini masih belum menjadi informasi bagi anda, tetapi masih sampah. Anda beralasan bahwa laporan ini masih belum berguna bagi anda, karena banyak nilai yang masih tidak akurat(accurate), sehingga dapat menyesatkan pengambilan keputusan yang akan anda ambil.

Dari ilustrasi diatas, terlihat bahwa menghasilkan informasi merupakan hal yang tidak mudah. Banyak sistem informasi yang gagal dalam penerapannya, karena sebenarnya sistem tersebut bukan sistem informasi, tetapi adalah sistem sampah. Sistem sampah ini tidak menghasilkan informasi, tetapi menghasilkan sampah. Jika yang dihasilkan adalah sampah, maka hasil dari sistem ini tidak akan digunakan oleh pemakainya, karena merupakan hasil yang tidak berguna. Untuk menjadi sistem informasi, maka hasil dari sistem itu harus berupa informasi yang berguna, yaitu harus memenuhi ketiga kriteria relevan, tepat waktu dan akurat. Satu saja kriteria ini tidak dipenuhi, maka hasil sistem tersebut adalah sampah.

Sekian dulu artikel yang saya buat tentang Konsep Dasar Sistem, Informasi, dan Sistem Teknologi Informasi untuk pembahasan selanjutnya akan dibahas pada bagian ke 2, semoga artikel ini bermanfaat bagi para pembaca pada umumnya dan bagi penulis pada khususnya.